Datenschutzerklärung für baumkataster.online und Baumkataster Online

Version 2.2 · Stand 14. Oktober 2026

1. Verantwortlicher

BKO Urban Forestry Solutions UG (haftungsbeschränkt)
Geismar Landstraße 72
37083 Göttingen

Geschäftsführer: Ronald Weller und Karsten Weller

2. Geltungsbereich und datenschutzrechtliche Rollen

Diese Erklärung betrifft Verarbeitungen, für die BKO datenschutzrechtlich verantwortlich ist. Dazu zählen unsere Website, die eigene Vertrags- und Abrechnungsverwaltung, eigene Geschäftskommunikation und klar abgegrenzte Verarbeitungen zur Sicherheit des Gesamtdienstes.

Identitäts-, Zuordnungs-, Berechtigungs- und Akteursdaten verarbeitet BKO grundsätzlich im Auftrag der Organisation, die Einladungen, Mandanten- und Auftraggeberzuordnungen, Rollen, Kontostatus und fachliche Akteurszuordnungen bestimmt. Das gilt auch für die von ihr verwalteten Baum-, Kontroll-, Maßnahmen-, Leistungsverzeichnis- und Auftraggeberdaten sowie die Aktivitätshistorie. Verantwortlicher ist regelmäßig der BKO-Kunde. Die Verantwortung wird für den jeweiligen Verarbeitungsvorgang bestimmt. Bei Fachdaten, die der Kunde im Auftrag eines Dritten verwaltet, kann dieser Dritte Verantwortlicher, der BKO-Kunde Auftragsverarbeiter und BKO weiterer Auftragsverarbeiter sein. Für die eigene Einladung und Zugangsverwaltung kann der Kunde zugleich selbst verantwortlich sein. Für diese Verarbeitung gilt unser Auftragsverarbeitungsvertrag.

Maßgeblich ist stets der Verarbeitungszweck: Kundenbestimmte Zugänge setzt BKO im Auftrag um; erforderliche Sicherheitsdaten zum Schutz des Gesamtdienstes kann BKO getrennt davon in eigener Verantwortlichkeit verwenden. Die technische Bereitstellung von Anmelde- und Sicherheitsfunktionen macht Auftragsdaten nicht zu Daten für eigene Zwecke.

Der Standarddienst ist weder für besondere Kategorien personenbezogener Daten nach Art. 9 DSGVO noch für Daten über strafrechtliche Verurteilungen oder Straftaten nach Art. 10 DSGVO freigegeben. Solche Daten dürfen insbesondere nicht in Freitextfelder eingegeben werden.

3. Bereitstellung der Website und der Anwendung

Beim Aufruf unserer Website oder Anwendung verarbeitet der Webserver technisch erforderliche Verbindungsdaten. Dazu können IP-Adresse, Datum und Uhrzeit, Pfad, HTTP-Methode und -Status, Datenmenge, verweisende Seite sowie Browser- und Betriebssystemangaben gehören. Anwendungs- und Sicherheitsprotokolle können zusätzlich technische Konto-, Mandanten- oder Datensatzkennungen sowie Aktions-, Fehler- und Sicherheitskontext enthalten. Die Protokollierung beschränkt sich auf die für Vorgangsbearbeitung und Schutz des Dienstes erforderlichen technischen Angaben.

Für die öffentliche Website verarbeitet BKO diese Daten, um Inhalte auszuliefern, Fehler zu erkennen, Angriffe abzuwehren und den Dienst stabil zu betreiben. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO; unsere berechtigten Interessen sind ein sicherer, störungsarmer Betrieb und der Schutz von Systemen und Nutzern. Verbindungsdaten zur Bereitstellung eines Kundenmandanten verarbeitet BKO im Auftrag. Protokolldaten darf BKO davon getrennt auf derselben Rechtsgrundlage verwenden, soweit dies zur Abwehr mandantenübergreifender Angriffe und zum Schutz des Gesamtdienstes erforderlich ist.

Reguläre Anwendungsprotokolle werden grundsätzlich nach 14 Tagen, gesonderte Sicherheitsprotokolle nach 30 Tagen gelöscht. Bei einem konkreten Sicherheitsvorfall können erforderliche Daten bis zu seiner Klärung gesondert und zugriffsbeschränkt aufbewahrt werden. Eine darüber hinausgehende Beweissicherung erfolgt nur für einen geltend gemachten, anhängigen oder nach dokumentierter rechtlicher Prüfung konkret zu erwartenden Anspruch. Ihre Erforderlichkeit wird mindestens halbjährlich geprüft; nach Wegfall des Grundes werden die Daten gelöscht, spätestens drei Monate nach endgültigem Abschluss beziehungsweise ohne Verfahren mit Ablauf der für den konkret dokumentierten Anspruch maßgeblichen Verjährungsfrist.

Adobe Fonts

Auf unseren öffentlichen Seiten und in der Anwendung – nicht jedoch auf der Datenschutzerklärung und dem Impressum – verwenden wir „Neue Haas Grotesk Text“ über Adobe Fonts. Anbieter ist Adobe Systems Software Ireland Limited, Dublin, Irland.

Beim Laden erhält Adobe die IP-Adresse, den Hostnamen sowie technische Angaben zur Schriftbereitstellung. Nach Angaben von Adobe werden dabei keine Cookies gesetzt und die IP-Adresse nicht gespeichert.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse ist eine einheitliche Markendarstellung mit unserer lizenzierten Hausschrift. Adobe kann Daten auf Grundlage von Angemessenheitsbeschlüssen – insbesondere des EU-U.S. Data Privacy Framework – oder Standardvertragsklauseln außerhalb des EWR verarbeiten. Weitere Informationen enthalten die Datenschutzhinweise zu Adobe Fonts und die Adobe-Datenschutzerklärung.

4. Hosting, E-Mail und Sicherungskopien

Für Hosting und Infrastruktur setzt BKO die im jeweils geltenden Auftragsverarbeitungsvertrag und Unterauftragsnachweis bezeichneten Dienstleister ein. Dort sind Leistung, Daten, Verarbeitungsorte und gegebenenfalls Übermittlungsmechanismen aufgeführt. Auftragsdaten verarbeiten sie nur im vereinbarten Umfang und nach dokumentierter Weisung.

Für transaktionale Nachrichten wie Einladungen, E-Mail-Verifikation, Passwortzurücksetzung und Sicherheitsnachrichten nutzt BKO Mailjet GmbH, Alt Moabit 2, 10557 Berlin, Deutschland. Dabei verarbeitet Mailjet Absender- und Empfängeradresse, Betreff, Inhalt und technische Versanddaten sowie Ereignisse zu Zustellung, Unzustellbarkeit, Blockierung und Spam-Beschwerde.

Für abgegrenzte Aufgaben als Kommunikationsdienstleister, insbesondere Spam- und Betrugsabwehr, Netzsicherheit und gesetzliche Pflichten, sieht die Sinch-Datenverarbeitungsvereinbarung eine eigene Verantwortlichkeit von Mailjet/Sinch vor.

Im Regelbetrieb liegen Mailjet-Cloud-Rechenzentren in Deutschland und Belgien. Weitere Unterauftragsverarbeiter und gegebenenfalls einschlägige Übermittlungsgrundlagen ergeben sich aus der aktuellen Sinch-Unterauftragsliste und der Sinch-Datenverarbeitungsvereinbarung.

Für den technischen Versandnachweis speichert BKO lokal eine pseudonymisierte Empfängerkennung, technische Nachrichtenkennungen sowie Status- und Zeitangaben zur Annahme durch Mailjet und zu Rückmeldungen über Unzustellbarkeit, Blockierung und Spam-Beschwerden. Versandvorgänge und eingegangene Rückmeldungen löscht BKO nach 90 Tagen, eine Sperrkennung nach dauerhafter Unzustellbarkeit nach 365 Tagen. Weitere Informationen zur Verarbeitung und Aufbewahrung personenbezogener Daten durch Mailjet enthält die Datenschutzerklärung von Mailjet.

BKO erstellt verschlüsselte, zugriffsbeschränkte gemeinsame Sicherungskopien zur Wiederherstellung des Gesamtdienstes nach technischen Ausfällen. Sämtliche Sicherungen werden sieben Tage aufbewahrt, danach höchstens eine tägliche bis Tag 30 und höchstens eine wöchentliche bis Tag 90. Dies gilt auch für einschlägige Snapshots, Sicherungsarchive und Sicherungen von Unterauftragsverarbeitern.

Zum vertraglichen oder gesetzlichen Löschzeitpunkt werden betroffene Daten aus Produktivsystemen und gewöhnlich zugänglichen Kopien gelöscht. Technisch geschlossene gemeinsame Sicherungen können bei einer einzelnen Kundenlöschung nicht nachträglich verändert werden; sie bleiben bis zu ihrer automatischen Entfernung gesperrt und entfallen spätestens 90 Kalendertage nach ihrer Erstellung.

Stellt BKO Daten aus Sicherungen wieder her, setzt BKO bestätigte Löschungen sowie zwischenzeitliche Berichtigungen und Verarbeitungseinschränkungen um, bevor die Daten wieder produktiv genutzt werden.

Für eigene Daten zur sicheren Bereitstellung und Wiederherstellbarkeit von Website und Gesamtdienst gilt Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO; unsere berechtigten Interessen sind ein sicherer, verfügbarer Betrieb und die Begrenzung von Datenverlusten. Dient die Verarbeitung unmittelbar einem Vertrag mit der betroffenen Person, gilt Art. 6 Abs. 1 Buchst. b DSGVO. Auftragsdaten sichert BKO nach Kundenweisung und Auftragsverarbeitungsvertrag.

5. Vertragsanbahnung und Vertragsverwaltung

Bei Angebotsanfragen, Kontoeröffnung und Vertragsverwaltung verarbeiten wir je nach Vorgang:

Name und geschäftliche Kontaktdaten,
Hauptnutzer- und Mandantenkennung sowie Zeitpunkt, Kontext, Version und Wortlaut der jeweils abgegebenen Kundenkreis-, Berechtigungs- und Vertragsbestätigung,
Paket, Abrechnungszeitraum und Vertragsstatus,
Bestell-, Versions- und Annahmenachweise sowie
vertragsbezogene Kommunikation.

Für die Kontoeröffnung benötigen wir Ihren Namen, Ihre E-Mail-Adresse, ein Passwort und die erforderlichen Angaben zum Vertragspartner. Für kostenpflichtige Buchungen benötigen wir zusätzlich die Rechnungsangaben. Die jeweilige Registrierung oder Buchung setzt diese Angaben voraus; als optional gekennzeichnete Angaben sind freiwillig.

Bei der Vorbereitung einer kostenpflichtigen Buchung speichern wir Ihre Zugangsdaten und Paketauswahl, bestätigen Ihre E-Mail-Adresse und ermöglichen die Fortsetzung der Buchung. Diese Verarbeitung dient der Vertragsanbahnung.

Wenn Sie selbst Vertragspartner werden sollen, gilt für die von Ihnen angefragte Vertragsanbahnung und die Vertragsdurchführung Art. 6 Abs. 1 Buchst. b DSGVO. Handeln Sie für eine Organisation, gilt Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse ist die Anbahnung, Durchführung und Dokumentation dieser Geschäftsbeziehung. Gesetzliche Aufbewahrungen beruhen auf Art. 6 Abs. 1 Buchst. c DSGVO.

Bestell- und Annahmenachweise speichern wir während des Vertrags und grundsätzlich bis zum Ende des dritten Kalenderjahres nach Vertragsende, soweit kein länger laufender Streit oder eine gesetzliche Pflicht eine längere Aufbewahrung erfordert. Für handels- und steuerrechtliche Unterlagen gelten die Fristen nach Ziffer 17.

Unvollständige Buchungsvorbereitungen, bei denen noch keine Bestellung abgegeben und kein Zahlungsvorgang begonnen wurde, löschen wir 30 Tage nach Anlage des vorbereitenden Zugangs. Bei einer bereits abgegebenen Bestellung oder einem offenen Zahlungsvorgang klären wir zunächst dessen Ausgang. Kommt kein Vertrag zustande, löschen wir die nicht mehr erforderlichen Zugangsdaten nach Abschluss dieser Klärung. Bestell- und Zahlungsnachweise bewahren wir nur weiter auf, soweit dies für die Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist oder eine gesetzliche Pflicht besteht; ergänzend gelten die Aufbewahrungsregeln nach Ziffer 17.

Bei einer vollständigen portablen Datenkopie verarbeitet BKO den Hauptnutzer- und Mandantenbezug, Zweck und Bereitstellungszeitpunkte sowie Angaben zu Größe, Integrität und gegebenenfalls Fehlern. Die Exportdatei steht 30 Kalendertage bereit und wird bei vorherigem Widerruf früher gelöscht. Den zugehörigen Nachweis löscht BKO grundsätzlich 365 Tage nach Abschluss des Auftrags; eine frühere Kontolöschung geht vor, soweit kein dokumentierter Aufbewahrungsgrund besteht.

Datenrückgabe, Löschung, Wechsel und API-Autorisierungen

Für Datenrückgabe, Löschung und Anbieterwechsel verarbeitet BKO die Angaben, die zur Ausführung und Dokumentation der zuletzt dokumentierten Wahl des Kunden erforderlich sind. Dazu gehören insbesondere der Kunden- und Mandantenbezug, die gewählte Option, die maßgeblichen Zeitpunkte, bei einer Rückgabe der Bezug zum Rückgabepaket und zur Abruffrist, bei einem Wechsel der vom Kunden bestimmte Empfänger sowie Abschluss- und Löschungsnachweise. Bei gewählter Löschung ohne Rückgabe wird kein Rückgabepaket erstellt und keine Abruffrist geführt.

Für die nur lesende Vollsnapshot-API verarbeitet BKO den Zweck der Autorisierung, den Mandantenbezug, bei einem Wechsel den Vorgang und den vom Kunden bestimmten Empfänger sowie Angaben zu Gültigkeit und Widerruf. BKO speichert das Zugangsgeheimnis als kryptografischen Prüfwert (Hash).

Kundendaten im Rückgabepaket und ihre Offenlegung an einen vom Kunden bestimmten Empfänger verarbeitet BKO im Auftrag nach Kundenweisung und Auftragsverarbeitungsvertrag. Für getrennte Vertrags-, Sicherheits- und Nachweisangaben gilt bei einem Vertrag mit der betroffenen Person Art. 6 Abs. 1 Buchst. b DSGVO. Handelt sie für eine Organisation, gilt Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO; unsere berechtigten Interessen sind die sichere Durchführung und Dokumentation von Datenrückgabe, Wechsel, Berechtigungen und Löschung sowie die Abwehr unbefugter Mandantenzugriffe. Gesetzliche Aufbewahrungspflichten beruhen auf Art. 6 Abs. 1 Buchst. c DSGVO.

Rückgabepakete löscht BKO nach Ablauf der jeweils mitgeteilten Abruffrist oder früher, wenn der Kunde seine Wahl ändert und das Paket nicht mehr benötigt wird. Wechselpakete löscht BKO nach erfolgreichem Abschluss des Wechsels und Ablauf der maßgeblichen, gegebenenfalls länger vereinbarten Abruffrist. Wird der Wechsel abgebrochen oder ein Paket ersetzt, löscht BKO das nicht mehr erforderliche Paket. Ist der Wechsel nach 30 Kalendertagen weiterhin offen, bestehen das Verfahren und die Verfügbarkeit des aktuellen Pakets fort. Beim Widerruf eines API-Zugangs endet die betreffende technische Autorisierung; separat bereitgestellte Rückgabe- und Wechselpakete unterliegen weiterhin den beschriebenen Abruf- und Löschfristen. Nachweise über beendete API-Autorisierungen löscht BKO grundsätzlich 365 Tage nach Ende der Autorisierung, sobald zugehörige Exportdateien gelöscht und die betreffenden Vorgänge abgeschlossen sind. Den Löschbeleg und den Nachweis eines abgeschlossenen Wechsels bewahrt BKO nach der Mandantenlöschung nur so lange auf, wie dies zum Nachweis der Löschung, zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen oder aufgrund einer gesetzlichen Pflicht erforderlich ist; anschließend werden sie gelöscht.

6. Nutzerkonten und Einladungen

Für persönliche Zugänge verarbeitet BKO insbesondere Name, E-Mail-Adresse, Kontostatus, Rolle, Mandanten- und Auftraggeberzuordnung sowie Verifikations-, Anmelde- und Sicherheitsdaten. Für eine neue Einladung gibt die Organisation die E-Mail-Adresse an; Zuordnung und Rolle ergeben sich aus dem gewählten Zugang. Neue Nutzer ergänzen ihren Namen beim Festlegen des Passworts. Vorhandene Namen können aus früheren Angaben der Person oder ihrer Organisation stammen.

Auftraggeberdaten werden getrennt von den persönlichen Kontodaten der Kontaktperson geführt. Ein Wechsel der Kontaktperson ändert die Zuordnung früherer Aktivitäten nicht.

Die Organisation, die über Einladung und persönliche Zugänge entscheidet, sorgt als Verantwortlicher für Rechtsgrundlage, Berechtigungsvergabe und Information der betroffenen Person. Für Zugänge, die sie als Auftragsverarbeiter nach Weisung eines anderen Verantwortlichen verwaltet, stellt sie dessen zutreffende Angaben und Informationen bereit. BKO verarbeitet die Daten als Auftragsverarbeiter oder weiterer Auftragsverarbeiter; für eigene Vertrags- oder Sicherheitsvorgänge gilt Ziffer 2.

BKO stellt im Auftrag des Kunden einen zentral gepflegten Datenschutzhinweis für persönliche Einladungen und Zugangsverwaltung bereit und ergänzt ihn um die vorhandenen Organisationsangaben. Der Kunde hält die tatsächliche Verantwortlichkeit, die Kontaktangaben und die Kontaktdaten eines benannten Datenschutzbeauftragten aktuell. Öffentliche Stellen hinterlegen dessen Kontaktdaten vor der Einrichtung eines persönlichen Zugangs.

Die erste Einladungsnachricht nennt die verantwortliche Stelle und den Einladungszweck und verlinkt den Zugangshinweis. Dieser erläutert die Datenherkunft, verweist auf diese Erklärung für getrennte eigene BKO-Verarbeitungen und ist auch beim Festlegen des Passworts erreichbar. Für nichtöffentliche Stellen enthält er die vollständigen Informationen für die beschriebenen Standardverarbeitungen. Bei öffentlichen Stellen ergänzt er die eigenen Datenschutzhinweise der verantwortlichen Stelle um Angaben zum Betrieb des Zugangs. Die verantwortliche Stelle muss ihre auf den konkreten Einsatz zugeschnittenen Informationen einschließlich der maßgeblichen Rechtsgrundlagen rechtzeitig über geeignete eigene Informationswege bereitstellen, etwa über Personalinformationen oder unmittelbar mitgeteilte elektronische Hinweise. Zusätzlich erforderliche Informationen zu kundenspezifischen Verarbeitungen stellt ebenfalls die verantwortliche Stelle bereit.

Die Informationspflichten gelten unabhängig davon, ob BKO eine Einladung versendet. Bei Direkterhebung ist bei der Erhebung zu informieren; bei Dritterhebung innerhalb angemessener Frist, spätestens binnen eines Monats und, falls früher, bei erster Kommunikation oder erster Offenlegung an einen anderen Empfänger. Bei einer Zweckänderung ist vor der Weiterverarbeitung entsprechend zu informieren. Bereits erteilte Informationen werden nach Maßgabe von Art. 13 Abs. 4 und Art. 14 Abs. 5 Buchst. a DSGVO berücksichtigt.

7. Anmeldung und Kontosicherheit

Passwörter speichert BKO ausschließlich als kryptografische Prüfwerte. Für E-Mail-Verifikation, Passwortzurücksetzung und optional aktivierte Zwei-Faktor-Authentifizierung verarbeitet BKO erforderliche Token, Status- und Sicherheitsdaten. Anmeldeversuche und Zwei-Faktor-Prüfungen werden zum Schutz vor automatisierten Angriffen begrenzt.

Die Sitzungsinhalte werden serverseitig verschlüsselt gespeichert. Eine Sitzung endet regulär nach 120 Minuten Inaktivität. Haben Sie „Angemeldet bleiben“ gewählt, kann das Anmeldecookie anschließend automatisch eine neue Sitzung herstellen. Für die Sitzungssicherheit verarbeitet BKO gekürzte Netzwerk- und Browserkennungen. Einzelheiten zu den Cookies stehen in Ziffer 14.

Bei kundenbestimmten Zugängen erfolgt die Verarbeitung im Auftrag. Für die getrennte Verwendung erforderlicher Sicherheitsdaten zum Schutz des Gesamtdienstes gilt Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse ist die Abwehr unbefugter Zugriffe und automatisierten Missbrauchs sowie die Aufklärung konkreter Sicherheitsvorfälle.

8. Fachliche Aktivitätshistorie

In kostenpflichtigen Paketen kann die Anwendung Änderungen an Bäumen, Kontroll- und Terminfeldern, Maßnahmen und Leistungsverzeichnissen dokumentieren. Die Aktivitätshistorie kann Nutzer, Rolle, Aktion, Zeitpunkt, Datensatzbezug, alte und neue Werte, gekürzte IP-Netzbereiche und eine verkürzte Browserkennung enthalten.

Freitextangaben zu Standort, Notizen und Maßnahmen werden in alten und neuen Historienwerten durch einen neutralen Platzhalter ersetzt. Diese Begrenzung betrifft nur die Historie; aktuelle Fachdaten und Leistungsverzeichnisse können die Eingaben weiterhin enthalten. Geografische Punktkoordinaten können zur Nachvollziehbarkeit einer Standortänderung erhalten bleiben.

BKO verarbeitet die Historie grundsätzlich im Auftrag des Kunden. Ein Eintrag wird ab Erzeugung fünf Jahre gespeichert. Eine vereinbarte oder angewiesene kürzere Dauer sowie zwingende frühere Löschpflichten gehen vor. Die Frist dient der fachlichen Nachvollziehbarkeit von Kontrollen, Maßnahmen, Änderungen und Akteuren. Der Kunde prüft die Erforderlichkeit und informiert Nutzer und sonstige betroffene Personen.

Die Aktivitätshistorie kann bisherige und neue Auftraggebernamen enthalten. Bei vollständiger Löschung des persönlichen Kontos der letzten Kontaktperson entfernt BKO diese Namenswerte. Angaben dazu, wer wann welche Änderung vorgenommen hat, bleiben für die oben genannte Frist erhalten. Eine bloße Zugangssperre löst diese Löschung nicht aus.

9. Support und geschäftliche Kommunikation

Für das Kontaktformular benötigen wir Ihre E-Mail-Adresse und Nachricht; der Name ist freiwillig. Die Angaben gehen an das BKO-Kontaktpostfach, damit wir Ihre Anfrage bearbeiten und per E-Mail beantworten können. Für Hosting, E-Mail und erforderliche Cookies gelten Ziffern 4 und 14.

Bei Nachrichten an oder von BKO verarbeiten wir insbesondere Absender- und Empfängeradresse, Zeitpunkt, Betreff, Inhalt und technische Versanddaten. Dazu gehören E-Mail-Verifikation, Passwortzurücksetzung, Einladungen, Sicherheitsnachrichten und Supportanfragen.

Einladungen, Zugangsnachrichten und fachliche Supportkommunikation verarbeitet BKO im Auftrag, soweit sie kundenbestimmte Zugänge oder Fachdaten betreffen. Eigene Vertrags-, Abrechnungs- und Geschäftskommunikation beruht auf Art. 6 Abs. 1 Buchst. b DSGVO, soweit sie mit einem Vertrag oder vorvertraglichen Maßnahmen mit Ihnen zusammenhängt, sonst auf Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO mit unserem Interesse an zuverlässiger Geschäftskommunikation. Gesetzliche Aufbewahrungspflichten beruhen auf Art. 6 Abs. 1 Buchst. c DSGVO.

Kontaktanfragen und gewöhnliche Supportkommunikation löschen wir grundsätzlich bis zum Ende des dritten Kalenderjahres nach Vorgangsabschluss. Für Handelsbriefe und steuerrechtlich erhebliche Belege gelten die Fristen nach Ziffer 17.

10. Abonnements und Zahlungen mit Stripe

Für kostenpflichtige Abonnements nutzen wir Stripe. Welche Stripe-Gesellschaften und Zahlungsbeteiligten einen Vorgang verarbeiten, hängt von Dienst, Land und Zahlungsart ab und wird im Bezahlvorgang sowie im Stripe Privacy Center bezeichnet. Beteiligt sein kann insbesondere Stripe Payments Europe, Limited, 1 Grand Canal Street Lower, Grand Canal Dock, Dublin, D02 H210, Irland.

Beim Öffnen des Bezahlvorgangs oder Abrechnungsportals verarbeitet Stripe je nach Zahlungsart insbesondere Name, E-Mail-Adresse, Rechnungsanschrift, Zahlungsinstrument, Betrag, Vertrags- und Geräteinformationen. Zahlungsinstrumentdaten gibt der Nutzer unmittelbar bei Stripe ein. BKO erhält die für Abonnement, Zahlung, Rechnung und Statusverwaltung erforderlichen Angaben.

Bei einem Vertrag mit Ihnen gilt Art. 6 Abs. 1 Buchst. b DSGVO. Handeln Sie für eine Organisation, beruht die Verarbeitung durch BKO auf Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO und unserem Interesse an Abwicklung und Zuordnung der Zahlung. Rechnungs- und Buchungsdaten speichern wir nach Art. 6 Abs. 1 Buchst. c DSGVO.

Stripe verarbeitet Daten teils als unser Auftragsverarbeiter, teils in eigener Verantwortlichkeit oder gemeinsam mit weiteren Stripe-Gesellschaften für gesetzliche und regulatorische Pflichten, Betrugsprävention und Zahlungsnetzwerke. Einzelheiten enthält das Stripe Privacy Center.

Stripe kann Daten innerhalb seiner Gruppe und an Zahlungsbeteiligte außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums übermitteln. Je nach Empfänger stützt Stripe sich auf einen Angemessenheitsbeschluss, insbesondere das EU-U.S. Data Privacy Framework für zertifizierte US-Empfänger, oder Standardvertragsklauseln. Informationen und Kopien einschlägiger Garantien können Sie bei uns oder Stripe anfordern.

11. Straßenkarte von OpenStreetMap

Auf Seiten mit Baumkarte lädt der Browser Kartenkacheln unmittelbar von Diensten der OpenStreetMap Foundation, St John's Innovation Centre, Cowley Road, Cambridge, CB4 0WS, Vereinigtes Königreich („OSMF“). Die Kacheln bezeichnen den sichtbaren Kartenausschnitt. OSMF erhält außerdem insbesondere IP-Adresse, Browser- und Geräteart, Betriebssystem, Zeitpunkt und Herkunftsseite und kann in eigener Verantwortlichkeit Cache- und Auslieferungsserver in mehreren Ländern einsetzen.

Im Kundenmandanten ist diese Offenlegung Teil der dokumentierten Nutzung und Weisung des Kunden. OSMF verarbeitet die Verbindungs- und Kartendienstinformationen nach eigener Erklärung als unabhängiger Verantwortlicher, nicht als Unterauftragsverarbeiter von BKO. Der Kunde bestimmt die Rechtsgrundlage und informiert seine Nutzer über OSMF als Empfänger.

Der Zugriff auf Endgeräteinformationen ist auf die ausdrücklich aufgerufene Kartenfunktion beschränkt und beruht auf § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG. Für eine eigene Kartenverarbeitung von BKO gilt Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse ist die Bereitstellung der Funktion. Für das Vereinigte Königreich besteht ein Angemessenheitsbeschluss. Abhängig von der Netzwerkroutenwahl des OSMF-Content-Delivery-Netzwerks können jedoch weitere Länder betroffen sein.

Weitere Informationen enthält die Datenschutzerklärung der OSMF. Die Übermittlung ist auf die beschriebenen Verbindungsdaten und den sichtbaren Kartenausschnitt begrenzt; daraus kann sich die ungefähre Lage dargestellter Bäume ergeben.

12. Satellitenansicht von Esri

In freigeschalteten Paketen kann ein Nutzer eine Satellitenansicht von Environmental Systems Research Institute, Inc., 380 New York Street, Redlands, California 92373, USA („Esri“), aufrufen. Erst beim Wechsel zur Satellitenansicht lädt der Browser Bildkacheln und Quellenangaben von Esri. Esri erhält dabei insbesondere IP-Adresse, Browser-, Geräte- und Betriebssystemangaben, Zeitpunkt, Kartenausschnitt, Herkunft der Anfrage und eine technische Dienstkennung.

Im Kundenmandanten verarbeitet Esri diese Daten als Unterauftragsverarbeiter von BKO auf Grundlage der im Auftragsverarbeitungsvertrag beschriebenen Weisung; der Kunde bestimmt die Rechtsgrundlage. Nur bei einer eigenen BKO-Verarbeitung gilt Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO mit unserem Interesse an der vom Nutzer angeforderten Bereitstellung und lizenzgerechten Kennzeichnung der Satellitenansicht.

Esri ist nach eigenen Angaben unter dem EU-U.S. Data Privacy Framework zertifiziert. Soweit dieser Angemessenheitsbeschluss nicht greift, sieht das mit den Plattformbedingungen verbundene Auftragsverarbeitungsabkommen Standardvertragsklauseln vor. Weitere Informationen enthalten die Datenschutzerklärung von Esri, die Ergänzung für Produkte und Dienste und das Esri Data Processing Addendum.

13. Standortfunktion des Endgeräts

Bei Auswahl von „Mein Standort“ nutzt der Browser eine bestehende Standortfreigabe oder fragt nach Ihrer Erlaubnis. Die Position wird zunächst nur im Browser zum Zentrieren der Karte verwendet; dabei wird der entsprechende Ausschnitt bei BKO und den Diensten nach Ziffer 11 oder 12 abgerufen. Dauerhaft als Baumstandort gespeichert wird die Position erst, wenn ein berechtigter Nutzer sie selbst in einen Datensatz übernimmt.

Die Abfrage erfolgt nur nach Bedienhandlung und mit Endgeräteberechtigung. Rechtsgrundlagen sind § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG und, soweit BKO selbst personenbezogene Daten verarbeitet, Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse ist die angeforderte mobile Kartenfunktion.

14. Cookies und lokaler Browserspeicher

Für technisch erforderliche Funktionen verwenden wir:

Sitzungs- und CSRF-Schutzcookie für Anmeldung und Schutz vor gefälschten Anfragen. Beide gelten regulär 120 Minuten seit der letzten Aktivität, auch über das Schließen des Browsers hinaus.
Wenn Sie „Angemeldet bleiben“ wählen, ein zusätzliches Anmeldecookie für bis zu 400 Tage. Es ermöglicht die automatische erneute Anmeldung nach Ablauf einer Sitzung. Beim Abmelden wird es entfernt; Sie können es auch im Browser löschen.
Die im lokalen Speicher hinterlegte helle oder dunkle Darstellung, bis sie geändert oder über den Browser gelöscht wird.

Rechtsgrundlage für den Endgerätezugriff ist § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG. Für die weitere Verarbeitung gelten die Rollen nach Ziffer 2 und die in den Ziffern 3, 7 und 9 beschriebenen Rechtsgrundlagen.

15. Technische Serverdiagnostik

Die technische Serverdiagnostik hilft, langsame oder fehlerhafte Funktionen zu erkennen und zu verbessern. Das Verfahren umfasst Messwerte zu Antwortzeiten, Antwortgrößen, Datenbanklaufzeiten, Funktionsbereichen und Verarbeitungsergebnissen sowie die Nutzerrolle, den groben Kundenzugriffsumfang und Anzahlen verarbeiteter Datensätze.

Die Messung erfolgt auf dem Server. Zur Fehlerzuordnung werden Kennungen einzelner Anfragen und Hintergrundaufgaben erfasst; sie ermöglichen die Zuordnung zugehöriger Betriebsprotokolle. Ausgewählte Messwerte werden in gesonderten, zugriffsbeschränkten Tagesprotokollen gespeichert. Die tägliche Bereinigung löscht Protokolle, deren Datum mehr als 14 Kalendertage zurückliegt. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse ist ein stabiler, zügig nutzbarer Dienst bei möglichst geringer Personenbeziehbarkeit.

16. Datensparsame Reichweitenmessung

Auf öffentlichen Start- und Registrierungsseiten misst BKO Seitenaufrufe serverseitig ohne Cookies, lokalen Browserspeicher oder externen Analysedienst. Zur Vermeidung von Mehrfachzählungen werden IP-Adresse und eine begrenzte Browserkennung kurzzeitig zu einer täglich wechselnden pseudonymen Kennung verarbeitet. Die Ausgangswerte werden nicht gespeichert; die Kennung wird nach zwei Kalendertagen gelöscht.

Höchstens 730 Tage speichert BKO Tagesdatum, Seitenkategorie, eine grobe Herkunft wie „direkter Aufruf“ oder „Suchmaschine“ und die Aufrufzahl. Die Tageswerte lassen sich nicht einzelnen Besuchern zuordnen.

Rechtsgrundlage der kurzzeitigen pseudonymen Verarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse ist die datensparsame Bewertung, ob öffentliche Informationen gefunden und genutzt werden.

17. Speicherdauern im Überblick

Vorrangig gelten die in den vorstehenden Abschnitten genannten Fristen. Im Übrigen gilt:

Eigene Konto- und Kontaktdaten von BKO werden während des Vertrags und danach nach den genannten Fristen gespeichert. Für kundenbestimmte Einladungs-, Mandanten-, Rollen-, Status- und Akteursdaten gelten Kundenweisung und Auftragsverarbeitungsvertrag.
Nach mindestens zwölf ununterbrochenen Monaten im kostenlosen Paket ohne authentifizierte Nutzung kann BKO das Inaktivitätsverfahren der AGB einleiten. Reagiert der Kunde auf die vorherige Aufforderung nicht und wird anschließend gekündigt, gelten die in den AGB und Ziffer 5 beschriebenen Rückgabe-, Abruf- oder Löschfristen entsprechend der zuletzt dokumentierten Wahl.
Für fachliche Kundendaten gelten Kundenweisung, Auftragsverarbeitungsvertrag und die danach maßgeblichen Rückgabe-, Abruf- und Löschfristen.
Empfangene und abgesandte Handelsbriefe werden grundsätzlich sechs Jahre, Rechnungen und Buchungsbelege acht Jahre aufbewahrt. Die Frist beginnt mit Ablauf des Kalenderjahres, in dem der Handelsbrief empfangen oder abgesandt beziehungsweise der Beleg entstanden oder die Rechnung ausgestellt wurde.

Entfällt der Zweck früher und besteht weder eine Pflicht noch ein konkretes berechtigtes Interesse an der weiteren Aufbewahrung, löschen wir früher.

18. Empfänger und internationale Übermittlungen

Innerhalb von BKO erhalten nur Personen Zugriff, die ihn für ihre Aufgabe benötigen. Je nach Vorgang können Daten außerdem erhalten:

die im Auftragsverarbeitungsvertrag und Unterauftragsnachweis bezeichneten Hosting-, Infrastruktur- und E-Mail-Dienstleister,
ein vom Kunden für einen konkreten Wechsel oder eine Übertragung benannter und fallbezogen autorisierter Datenempfänger,
Adobe für die Schriftauslieferung in eigener Verantwortlichkeit,
Stripe sowie beteiligte Banken und Zahlungsdienste,
OSMF als unabhängiger Verantwortlicher und Esri als Unterauftragsverarbeiter bei Kartenabrufen,
Steuerberatung, Wirtschaftsprüfung und Rechtsberatung im erforderlichen Umfang sowie
Behörden oder Gerichte bei einer Offenlegungspflicht.

Übermittlungen außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums erfolgen nur nach Art. 44 ff. DSGVO. Die bekannten Grundlagen stehen in den jeweiligen Abschnitten. Kopien geeigneter Garantien können Sie unter unserer Kontaktadresse anfordern; Geschäftsgeheimnisse und Rechte Dritter dürfen geschwärzt werden.

19. Ihre Rechte

Nach den gesetzlichen Voraussetzungen haben Sie das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Vervollständigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit und Widerruf einer Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft.

Bei Verarbeitungen nach Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO können Sie aus Gründen Ihrer besonderen Situation widersprechen. Gegen Direktwerbung können Sie jederzeit ohne Begründung widersprechen.

Bei fachlichen Daten in einem Kundenkonto wenden Sie sich bitte vorrangig an die Organisation, über die Sie Baumkataster Online nutzen. Sie leitet das Begehren erforderlichenfalls an die verantwortliche Stelle weiter; BKO unterstützt als Auftragsverarbeiter oder weiterer Auftragsverarbeiter. Kontaktieren Sie uns unmittelbar, leiten wir das Begehren an die zuständige Stelle weiter.

20. Beschwerderecht

Sie können sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde beschweren. Für BKO ist grundsätzlich zuständig:

Der Landesbeauftragte für den Datenschutz Niedersachsen
Prinzenstraße 5
30159 Hannover
www.lfd.niedersachsen.de

21. Automatisierte Entscheidungen

BKO trifft im Rahmen der beschriebenen Verarbeitungen keine ausschließlich automatisierten Entscheidungen, die Ihnen gegenüber rechtliche Wirkung entfalten oder Sie ähnlich erheblich beeinträchtigen.

22. Änderungen dieser Erklärung

Wir aktualisieren diese Erklärung bei Änderungen der Verarbeitungsvorgänge, Dienstleister oder Rechtslage. Die geltende Fassung ist mit Stand und Version auf dieser Seite abrufbar. Über wesentliche Änderungen für bestehende Kundenkonten informieren wir die Kontoinhaber in geeigneter Form.